7 herramientas que toda PYME debe implementar en 2022

Ya no es suficiente con montones de papeles y una calculadora a mano. La tecnología es un desafío para muchas PYMEs, pero sobre todo es una aliada en la que vale la pena invertir, y ahora con la crisis del COVID-19 más que nunca. ¿Qué herramientas debería tener toda PYME a día de hoy?

Sea de la industria que sea, la pequeña y mediana empresa del mundo actual necesita digitalizar sus procesos, su comunicación, sus facturas y pagos y todo lo demás. Hay un amplio abanico de soluciones de software para empresas pequeñas y medianas que no se deberían pasar por alto. Descubre las siete imprescindibles para llevar a tu negocio a buen puerto este 2022.

1. CRM

La cartera de clientes es uno de los capitales intangibles de toda PYME, y sin embargo aún hay muchas que no la cuidan todo lo necesario. Contar con un CRM es fundamental para poder asegurar un buen client care, fidelizando a los clientes habituales, y pudiendo nutrir a los potenciales clientes con contenido valioso hasta cerrar nuevos negocios con ellos.

El software de gestión de clientes o CRM por sus siglas en inglés (Customer relationship management) es una de las herramientas fundamentales que toda PYME debería tener. Hay muchas soluciones de software CRM, y las más populares son Zoho CRM, Capsule, Pipedrive o Monday.com, Freshsales y Zadarma entre otras.

2. Control de facturación

Otro de los pilares digitales de toda PYME es el administrativo, y sin embargo aún muchas pequeñas y medianas empresas continúan con el papel y en el mejor de los casos con un Excel.

Automatizar al máximo estos trabajos supone un ahorro de coste y de incidencias para el negocio y contar con un programa facturación permite agilizar muchos procesos que de otra manera reducen la productividad en el día a día de las PYMEs.

Al mismo tiempo, se logra centralizar la información, evitando errores humanos que pueden ocurrir de manera recurrente en caso contrario, y que repercuten en costes y horas de trabajo del personal.

Por otra parte, estos programas también facilitan el control de las finanzas y la medición de resultados, para asegurarse de cumplir plazos de pagos, llevar un control de ingresos y tener una visión global sobre la rentabilidad de la empresa.

3. Apps de productividad

Implementar herramientas de productividad en las PYMEs es esencial para que los trabajadores se organicen lo mejor posible, se coordinen entre ellos y consigan un buen rendimiento.

Cada PYME según su sector y estilo deberá encontrar la que le funcione mejor, pero algunas de las más populares son: Slack, Trello, Evernote, Asana, Google Suites, Microsoft Teams… y por supuesto WhatsApp y Telegram.

4. Software de marketing

Las empresas siempre están en constante cambio, y hoy en día más que nunca, así que las PYMEs no pueden dejar de lado en ningún momento la prospección en el mercado, aunque tengan una buena cartera de clientes. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas no tienen la posibilidad de contar con un gran equipo en plantilla a cargo de temas que no son el core del negocio.

Por ello, la mejor opción puede ser combinar la subcontratación de una agencia especializada en servicios de marketing digital y al mismo tiempo automatizar con software como Hubspot, Hootsuite y otras grandes herramientas integrales de marketing online.

5. Herramientas de diseño

Muchas PYMEs se han quedado obsoletas en su imagen corporativa, y cuentan con un logo de hace muchos años, sus tarjetas de visita en papel, etc. pero les falta una imagen digital. Es fundamental contar con un estilo claro de comunicación en redes sociales, blog y demás canales online, que den coherencia a la marca y transmitan sus valores y estilo corporativos.

Sin necesidad de contar con un diseñador gráfico en plantilla, y más allá de la posibilidad de subcontratar a una agencia o un freelance, hay herramientas de software de lo más intuitivas para crear diseños en redes sociales, presentaciones corporativas, portfolios y más. Más allá de Photoshop e InDesign, Canva es una de las más populares, porque es fácil de usar para no diseñadores y cuenta con miles de plantillas muy profesionales, de distintos formatos y tamaños.

Para el envío de correos bien diseñados MailChimp ofrece también plantillas prediseñadas de fácil edición, y en el caso de tener que diseñar una web o una landing page sin saber de programación, WordPress es el CMS más reconocido en general.

6. Software de formularios online

Una PYME a menudo se encuentra con la necesidad de sobrevivir en el día a día, y no suele tener tiempo de pedir feedback a sus clientes. Por eso es de gran utilidad contar con una herramienta que permita la creación fácil de formularios agradables a la vista y dinámicos, que se puedan introducir en un email o en una página web.

Herramientas como Typeform o SurveyMonkey son muy útiles para conseguir información valiosa sobre los clientes, sus intereses, quejas, preferencias y necesidades. Además, estas soluciones de software permiten también crear formularios de manera rápida e intuitiva para captar potenciales clientes y demás.

7. Soluciones de teletrabajo

La nueva situación global reclama de las PYMEs más que nunca una adaptación al entorno digital con la mayor eficacia posible, incluyendo la capacidad de trabajar online de forma remota.

La fluidez en la comunicación es primordial para que los trabajadores de las PYMEs puedan enfocarse en sus tareas de manera eficiente, con el mínimo desgaste y la máxima coordinación. Al mismo tiempo, no hay que descuidar la parte humana, la importancia de fomentar el sentido de pertenencia, el trabajo en equipo y la motivación.

La clave es dar con un software que permita agilizar procesos sin suponer una distracción constante que podría volverse contraproducente. El reto es no perder productividad ni el mayor contacto interpersonal posible.

Entre las herramientas más populares se encuentran Bitrix24, Glip, Skype, Zoom o Sameroom, aparte de las mencionadas anteriormente en relación a la productividad.

Conclusión

En resumen, de lo que se trata con todas estas herramientas es de poder hacer más eficiente el desempeño de los empleados, consiguiendo unas infraestructuras lo más mínimas posibles, extrayendo valiosos datos integrales para tomar nuevas decisiones estratégicas, reduciendo costes y maximizando resultados.